Breves datos sobre digitalización y repositorios
Columba Sánchez Jiménez
Sección de Catalogación del Archivo Fotográfico Manuel Toussaint
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Como una constante entre las actividades del Archivo Fotográfico Manuel Toussaint, se hallan presentes algunos conceptos, aplicables a las imágenes que custodiamos. De manera independiente, pero a su vez inseparables unas de otras, encontramos palabras como: organizar, clasificar, conservar, archivar, difundir, documentar, descripción, fondo, inventario, digitalizar, por mencionar sólo unas cuantas.
En estas líneas no se profundizará al respecto, sino más bien en lo interesante que nos puede resultar el día a día nuestro trabajo con este ya bien conocido tema de la digitalización y el correr vertiginoso de la tecnología, por ello quiero compartir con ustedes la referencia de algunos textos que nos pueden ayudar a entender lo que está pasando en nuestro archivo y el cambio al que nos enfrentamos, de pasar de ser un archivo analógico a un archivo que día a día se inserta en los espacios tecnológicos que han acaparado nuestro mundo cotidiano.
Cabe decir que no debemos olvidar los retos que nos plantea la propia Universidad, esto es lo que en el plan de desarrollo se plantea: existe una preocupación por la generación, apropiación y continuidad del conocimiento, de la investigación, de la tecnología y la cultura, con la finalidad de difundir y facilitar la información que beneficie a la comunidad universitaria, a México y al resto del mundo.
Por lo anterior debemos estar conscientes que con este correr vertiginoso de las tecnologías, es importante detenernos en la parte de que todo programa de trabajo es perfectible. Por ello se debe estar abierto a los cambios constantes a nivel organizacional y tecnológico que se presentan, inclusive en los propios archivos.
Hoy en día las propias tendencias tecnológicas han hecho que el préstamo físico de diapositivas haya disminuido, y en el caso de nuestro archivo, luego de tantos años finalmente se haya cancelado, pero no por ello la necesidad de consultar la imagen propiamente dicha: para ello se ha recurrido a la digitalización de los materiales fotográficos. Esto nos permite observar un fenómeno interesante: la diapositiva se convierte en un documento con un valor histórico que se integra al patrimonio cultural tangible que es prioritario organizar, conservar y difundir.
Entendiendo entonces que la difusión de los fondos fotográficos es la tarea primordial en el trabajo de archivo, como mencioné líneas arribas, es un compromiso, un reto que nos marca la Universidad con la sociedad, ya que se es responsable, no sólo de la custodia de bienes patrimoniales, sino también de la difusión y creación del conocimiento, esto se logra permitiendo el acceso a la información que se resguarda en los acervos.
Siguiendo algunos puntos que nos marca el Archivo General de la Nación en su documento sobre “Guía para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo” (diciembre 2009) se retoma lo que debe ser aplicado al momento de crear un plan de trabajo de digitalización de imágenes del archivo fotográfico: “El proceso de digitalización debe favorecer la gestión, búsqueda, acceso y recuperación de forma electrónica de los documentos del archivo, así como su difusión através de redes como Internet”.[1] No hay que dejar de lado que se resguardan imágenes digitales que se generan a partir de procesos de digitalización y las que son, de origen, digitales.
La anterior búsqueda surgió de las platicas que hemos tenido en el archivo acerca de la generación del repositorio del archivo y cómo nos integraremos a la línea que actualmente está siguiendo la UNAM.
Para que entendamos este proceso de manera más clara, a continuación incluyo la bibliografía de algunos textos electrónicos que me han servido para entender nuestro proceso a este mundo digital:
- Archivo General de la Nación, Dirección del Sistema Nacional de Archivos, Guía para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo, diciembre 2009.
Esta guía nos resalta la importancia de los proyectos digitales a partir de los marcos jurídicos vigentes. Nos explica las estrategias a seguir en los proyectos de digitalización: Naturaleza de usuarios actuales y potenciales, naturaleza de uso actual y potencial de los documentos, el formato y naturaleza del producto digital propuesto y el modo en que será descrito, entregado y archivado. Aspecto esencial es tener claro la finalidad de contar con reproducciones digitales (preservación, control intelectual, seguridad, sustitución, complementariedad y difusión.
- Carta sobre la preservación del patrimonio digital: UNESCO, 2003.
Carta con fecha de adopción de 2003 se encuentra dividida en doce artículos que parten de la declaración de que cualquier perdida de patrimonio empobrece a las naciones, y por lo tanto se debe ayudar a la conservación, progreso y difusión del saber, se estableció que el patrimonio documental al ser cada vez más resguardado de forma digital ha dado lugar a un nuevo tipo de legado que se le conoce como: el patrimonio digital. Por lo anterior se establecieron los artículos referentes a la forma de alcance, acceso y vigilancia de dicho patrimonio.
Se refiere al software que permite el almacenamiento y conservación de la información digital, su propósito es ordenar, sistematizar y estandarizar los objetos digitales con la finalidad de recuperar automáticamente todos los documentos que estén relacionados, es un buscador tipo Google pero propio de una institución o universidad. En resumen es el repositorio y muy importante es de código abierto. En la UNAM se utiliza este software o el de Fedora. En su página DSPACE muestra un video que de manera concreta explica su funcionamiento.
Al igual que las imágenes analógicas, la imagen digital se cataloga, por lo tanto es necesario que cuente con sus metadatos, esto se refiere al grupo de datos que acompañan al objeto, es como el índice que nos ayudará a localizarlas en un determinado espacio. Dublin Core es uno de los sistemas que permite manejar los metadatos, existen diversas universidades e instituciones educativas a nivel mundial que utilizan Dublin Core con buenos resultados y visibilidad en la internet, por ejemplo la UNAM con su proyectos de Bibliotecas digitales, el proyecto de la Red de Acervos Digitales y Colecciones Mexicanas utilizan este sistema, así como la UDLAP con su Centro Interactivo de Recursos de Información y Aprendizaje. Esta página nos explica ampliamente su uso con ejemplos y mencionado los proyectos que participan.
- Rosa María Fernández de Zamora, Conocer, valorar y difundir el patrimonio documental de América Latina y el Caribe, agosto 2009
Ponencia presentada en el World Library and Information Congress: 75th IFLA general conference and council, en Milan, Italia. La finalidad de la conferencia, de acuerdo a la investigadora del CUIB-UNAM, fue el de despertar el interés por el conocimiento y estudio del patrimonio documental del continente americano. Ejemplifica dos estudios realizados, y en resumen nos dice que: “Para lograr el reconocimiento del patrimonio documental de nuestra región es necesario incrementar las actividades relacionadas con su preservación como son: despertar una mayor conciencia sobre el valor de las colecciones documentales, establecer secciones de conservación en las instituciones, fomentar programas de formación de personal calificado, promover la investigación, la adopción de normas, programas cooperativos, congresos, conferencias y publicaciones tanto impresas como electrónicas sobre el tema”.[2]
- Isabel Galina, La visibilidad de los acervos electrónicos en la UNAM, noviembre de 2009.
Uno de mis textos favoritos porque resume muy claramente la importancia que han adquirido los acervos digitales para la UNAM, y su interés por ofrecer a la comunidad académica las herramientas y la infraestructura necesaria para la administración y gestión de los recursos digitales en línea con un enfoque de investigación y docencia. Presenta los antecedentes del proyecto del manejo de acervos digitales de la UNAM y sus diferentes fases de ejecución que iniciaron en un primer proyecto de investigación piloto que abarcó del 2005 al 2009, para después dar paso a un proyecto de Red de Acervos Digitales de la UNAM dividido en tres fases, y que de acuerdo al texto finaliza en diciembre de este año.
- Llevando la teoría a la práctica. Tutorial de digitalización de imágenes. Universidad de Cornell.
Tutorial muy completo acerca de la digitalización (terminología, cómo digitalizar para que las imágenes sean accesibles, cómo llevar a cabo un proyecto de digitalización, gestión de archivos y preservación digital)
- Clara López Guzmán, Los repositorios de objetos de aprendizaje como soporte a un entorno e-learning, tesina doctoral, Universidad de Salamanca, 2005.
Investigación que nos explica la importancia que ha cobrado el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a través del aprendizaje electrónico (e-learning) vía Internet, se plantea que este tipo de enseñanza promueve un aprendizaje más efectivo, flexible y que permite una interacción entre alumnos y maestros rompiendo barreras geográficas. Para nuestro caso vale la pena revisar: Capítulo 3 referente a Objetos de Aprendizaje, el Capítulo 4 sobre Bibliotecas Digitales y Repositorios de Objeto de Aprendizaje (ROA) y el Caso de Estudio del Capítulo 7.
- Memoria del Mundo (MOW), Comité Mexicano.
Son once los proyectos documentales que actualmente nuestro país a logrado registrar ante la UNESCO, en este sitio podemos conocer los proyectos. Lo importante es revisar el sistema que utilizan para la recuperación de sus contenidos.
Este es un directorio confiable de repositorios de documentos académicos en acceso abierto. Esta dividido por países, temas, contenido, tipo de repositorio. México aparece con dieciséis repositorios de los cuales cuatro son repositorios de la UNAM.
- Juan Voutssás Digitalización documental en bibliotecas, noviembre 2005.
Este texto fue presentado en el 2005 en el Foro de Digitalización y Patrimonio y se refiere a las políticas que se deben seguir en la digitalización, tomando en cuenta disposiciones maarcadas por la UNESCO.
[1] Archivo General de la Nación, Dirección del Sistema Nacional de Archivos, Guía para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo, diciembre 2009. Consultado: 23 febrero 2011.
[2] Rosa María Fernández Zamora, Conocer, valorar y difundir el patrimonio documental de América Latina y el Caribe. En: World Library and Information Congress: 75th IFLA general conference and council, agosto 23 al 27 del 2009, Milán, Italia, http://www.ifla.org/files/hq/papers/ifla75/98-fernandez-es.pdf. Consultado: 26 de abril de 2011.